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项目流程管理如何保证效率?

2019/6/12 10:20:56 |  275次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

当涉及到项目治理,我们经理会陷于困境中。大多数组织的工作人员雇佣以交付解决方案,但大量的时间用于架空活动像治理是少之又少。下面的一些声音有多少是你熟悉的?

“我们没有时间进行架构审查。如果我必须把所有这些信息聚集到一直给你审查的话,我的日程安排就会走偏!”个人而言,我还没有看到过任何一个报告声明了因项目治理工作而产生的平均延迟,但是不要怀疑这种感知是存在的。如果你的工作人员在一周中能抽出一个小时的时间用户监管活动的话,那么他们实际上有多少的项目可以监督呢?一个常见的方法是每周分配一定的时间来执行架构审查。

我们面对它,所有超出项目经理直接控制的事情都将会感觉到,就如有些事情将会把日程安排置于风险一样。与其讨论那种感知是否公平,不如问问这个问题“我怎样使得我的治理流程更有效率和效果?”

第一,项目团队在审查之前争相获取可用的资料,如果在审查的前一天他们获得了,他们就很幸运。

第二,即使资料是可用的,审查者很有可能正忙于其它的活动,所以他们不用费心提前去看那些资料。当会议来临是,分配给审查的30至60分钟时间也都花在了让每个人出现并提升项目努力完成的时间,然后时间用完了,项目被迫等到另一周去完成审查。哦,顺便说一下,项目正处于深度开发阶段,而且只是安排的审查来确保在他们的项目报告卡上没有不良记录。

  不管你的治理流程是在极端还是不是,无论你在哪仍然有余地去提升。所以我们怎样使得这一流程更有效果?这里有一些有用的提示。

提示1:把你的标准和方针存档。

这可能看起来很明显,但是有许多组织反对非法存档标准和指导方针。如果你没有存档标准和方针,项目如何知道合规是什么?如果事情没有存档,那么许多地方将受到影响。你的员会因为他们的知道会介入更多的项目活动,从而减少他们在其他活动的工作能力,包括治理其他项目。你治理工作的一致性几乎整个都依赖于人的干涉,因为每一个审查者都是根据他们自己的经验和利益进行治理的。项目可能受到严重影响,因为治理团队可能做了重要的改变,因为项目团队之间的期望都没有进行很好的沟通。

提示2:要有前瞻性。

已经做的存档标准和方针很好,但如果没人阅读他们,它们与不会有什么帮助。你的员工对那些标准和方针要有意识,而且需要定期提醒他们这些标准和方针。对于你的IT人员你的标准和方针是管理流程的一部分吗?

  当一个项目形成时,你要提供什么样的指导?基于项目规章他们是否指向了适当的指导,或者是他们离开去自谋生路吗?

提示3:集中你的工作。

如果你的员工有限,你可能没有资源去细致地做审查的每一项工作。你可以在几个方式上优化你的工作。第一,你可以设置预先标准来减少进行详细审查项目的人员;例如,你可以只通过特定的小时数来审查项目,或特定的美元数量。第二,你可以通过检查清单对项目进行自我评估,把审查都集中在真正重要的事情上。一份检查清单也可以允许你最小化所需的审查者数量,因为它审查者提供了明确的指导,怎样执行审查并提高审查的一致性,忽略谁在审查它们。

提示4:要责任感

如果你要求项目团队在实际的审查的前几天提供可交付的成果,那么你的审查者最好提前审查这些可交付的成果及评论和问题。

提示5:治理已经创建的可交付成果。

不要使团队只创建特殊的可交付成果给治理工作。这是额外工作,项目必须在努力交付解决方案外在做。如果因为项目治理的目的,有些东西你需要看到,那么为什么它不能从实际解决方案所需的文档开始?

提示6:治理你的治理。

永远不要忘记治理的目的不是100%的合规;治理的目的是确保已做的决策交会给业务需求交付解决方案。如果你100%的服从,但你没有按时交付东西或你没有满足其它业务目标,那么关于你的治理就需要改变了。


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