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项目团队内部沟通的注意事项

2019/3/26 11:05:03 |  565次阅读 |  来源:网友转载   【已有0条评论】发表评论

 在一个大的项目组中,建立起良好的团队协作至关重要。因而在对一个项目的管理过程中,团队协作显然是不可忽略的重要环节。而在处理团队协作问题时,建立起合理完善的团队机制就是首先解决的问题了。项目团队内部的沟通机制建立,可以适当参考企业已经建立的项目沟通及信息管理文件,但主要以成员间的约定为主。其中,项目经理要负责根据项目经验和公司、个人习惯进行总体策划,并在项目例会中征求项目成员意见进行修正,最后可以在《项目策划书》或会议纪要等文件中进行明确。

  项目团队内部的沟通机制至少需要明确以下内容:

  项目中常见名词标准术语、定义、解释等;

  成员的联络方式(包括电话、邮箱、QQ、微信等);

  项目文件命名及编码规则(可以参考企业已有规则);

  不同沟通内容的沟通方式;

  项目会议的时间、内容、形式等(主要是例会和协调会);

  信息汇报内容、时间、方式;

  沟通的考核方式;

  沟通的严禁事项。

  其中,需特别注意以下几个方面:

一是根据不同沟通内容确定沟通形式。

一般地,项目团队内部关于工作协同和一般问题处理的沟通采用非正式方式,鼓励成员间或项目经理与成员直接私下沟通,非必要情况不在项目例会中提出。但是涉及到项目外部传递信息,则必须有所区别,客户邮件或发送的正式文件,可能涉及合同、技术条件变化等,需及时转发或抄送项目经理和相关成员;成员从非正式渠道获取的客户信息,如项目供货范围变化、新增要求、项目工期变化等特殊信息,需填报《项目沟通记录表》等正式文件,报送项目经理甚至PMO;其他一般客户口头信息,可通过项目组微信群等方式传递。

  此外,项目团队内部沟通方式的确定也和项目组成员的工作习惯和企业项目文化氛围有关,比如对于工作责任心较强的成员口头通知、电话、微信等方式即可,而对于责任心较弱的成员则必须采用会议记录或工作计划等书面形式。

二是确定项目会议的时间、内容、形式。

其中,项目例会和项目协调会的要求是必须在内部沟通协调机制中明确的,包括召开的时间,内容,特别是需要提前准备的材料和数据,项目问题决议和后续跟踪。

三是确定信息汇报内容、时间、方式。

主要是项目经理或项目团队根据进度、风险、成本等管控需要,明确项目成员必须汇报的事项以及汇报的时间和方式。比如在进度方面,可以要求项目成员有4个进度汇报时间点:每周/月的进度汇报时间、原进度计划节点已到、计划发生风险事件后、项目发生变更后。

四是确定沟通的考核方式。

对于沟通机制可能存在的抵制不执行的情况,需要配套相应的考核方式。对于有明确时效要求的沟通,比如客户的信息传递不及时,或发生的项目问题和风险不上报等情况都应进行考核。

五是明确沟通的严禁事项。

设置内部沟通的严禁事项,主要为了保证沟通效率、维护项目团队和谐氛围,避免激化项目成员间的矛盾冲突,以及控制项目信息风险。比如可以禁止项目成员间的相互指责、谩骂;禁止重要消息通过微信、QQ等传递后且不提醒;禁止未经项目经理和相关同意,向客户发送文件或同意相关条件等。

  针对性的建立规范机制不仅仅可以在短期提升团队内部的沟通效率,也能长期持续营造企业的项目管理文化环境。当然,项目团队内部的沟通机制能否良好运转最终还是与项目经理的个人领导力和企业的项目管理文化氛围紧密相关,但是详细梳理项目团队存在的沟通问题。


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