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会议管理 你真的会做吗?

2017/10/11 9:37:16 |  534次阅读 |  来源:世界经理人   【已有0条评论】发表评论

一、概述

会议的作用不外乎布置工作、总结经验、讨论事项、分析问题、研究对策,或表彰先进、惩戒违章,一言以蔽之就是做出决策或鼓舞士气。管理良好的会议能够集中集体智慧、快速解决问题、迅速推动工作,是企业管理中最常用的方式或手段。企业会议必须有的放矢,不能议而不决,更不能决而不行。会上放空炮,说大话,就会丧失企业决策效力,导致人心涣散,削弱组织活力。

一个企业每年应该召开的会议其实是屈指可数的,固定会议除了企业的年度总结大会、半年总结会、月例会、周例会(班组有晨会或晚会)之外,其余的会议都是专题会议,或是非常规会议,也可以称之为临时会议。

二、实战方法

会议管理

企业必须建立会议管理制度或者规范会议召开流程,对各类会议的主持人、参加人员、召开地点、会议召开时间长短、会议发言顺序、会议成果(如会议纪要、会议简报、会议决定等)做出清楚明确的界定,以确保会议召开的效率和效益。

对各种临时会议实行申报审批制度,可以制订《临时会议申报审批表》,对会议召开的目的意义、参与人员、讨论事项、解决问题、会议时间地点等事先做出规划,事后进行跟踪。让会议主持人或召集人做到开会有目的、有计划、有成效。

企业必须把握一个原则:可开可不开的会议坚决不开。

企业如果能将会议效率与绩效考核挂钩,那将是最有效的会议管理。

会议纪律

一方面作出明文规定,要求与会人员做到:积极准备,按时出席,不迟到不早退,不无故缺席。开会时认真听讲,并作笔记,讨论发言,深思熟虑,坦诚直言,遇有分歧,各抒己见,决不强加于人。集体决策,求同存异,坚持少数服从多数原则。遵守纪律,不说与会议无关的话,不做与会议无关的事。尊敬主持人、尊重不同意见者,不污辱同事。另一方面,会议主持人或主办单位负责人要做好会议考勤和纪律考核,严格按会议纪律查处违纪行为。

会议主持方法

会议成败或作用大小与主持人关系极为密切,要想会议取得成效,主持人必须做好以下工作:

事先做好规划,确定会议主题、讨论重点、解决途径、发言顺序,并设计好自己的建议与具体措施,最好事先告知与会者会议的主题。

掌控会议进程,启发与会者的参与性和创意思维,让会议朝有利问题最终解决的方向发展;及时机智打断无关会议主题的提议和发言,保持会议主题不动摇;在会议冷场时,要主动化解紧张局势,避免陷入僵局;在会议讨论热烈时,要善于引导,对建议性意见及时给予鼓励;注意眼观六路、耳听八方,对内向沉稳者,主动给予发言机会,不使每一个出席者受冷落。适时归纳总结,问题解决了,及时宣布散会。

对超时会议必须征得全体出席人员同意方可延时,否则宣布择机另开。

会议议事流程

各种例会和重大会议事先书面确定议事流程,各种临时会议则由主持人现场把控。对于讨论意见一致的当场拍板定夺。对于会议当天无法取得共识的话题指定专人会后拟订方案,再约时间另议。“择机另议”是防止“议而不决”最好的方式。

会议跟踪办法

会议纪要必须在会议结束后半个工作日内发放到与会者手中,最好用电脑记录同步发布到内部局域网。会后主持人或指定专人做好会议跟踪,确保会议决定事项得到落实。如果会议决议单一,责任主体单一,主持人跟踪提醒即可,落实责任人完成即向主持人报告。如果会议决定事项过多,就有必要制订《会议决议事项跟踪卡》,列出主办人、协助人、检查人与完成时限,此卡一式两份,

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