众所周知，目前中国的招标行业竞争非常激烈，在僧多粥少的情况下立稳脚跟并不断发展壮大是每个招标代理机构都希望达到的目标。作为一个招标项目经理，通过多年的项目经验，我以为做好每个招标项目是留住客户最根本也是最有效的办法。
做好招标项目的定义并不只是完全满足客户的所有要求。因为招标，特别是政府采购项目的招标承载的不仅仅是为买卖双方提供便捷的中介服务，它还应该达到以下目的：最大限度的节约政府资金，支持民族企业和中小企业的发展，防止腐败行为等等。然而在招标项目的执行过程中要完全满足以上要求并不容易，熟悉政府的法律法规和了解客户需求是做好招标项目的关键，这就需要项目经理有良好的沟通管理能力。
从项目管理的角度上来说项目沟通管理主要由沟通计划、信息发布、绩效报告、管理收尾四部分组成。
下面我通过两个实际招标案例来说明沟通管理在项目执行过程中的重要性。
项目经理A受某总公司的委托承接了其驻外招标属地化管理的原则，几乎每个城市的建设招标管理部门都有针对该地区特点而制定的具体监督管理条例和执行办法，因此为了项目的顺利进行了解该地区工程建设的有关规定显得尤其重要。于是该经理在项目计划中特别制订了详细的沟通计划，列出了项目干系人以及谁需要哪些信息、何时需要、如何得到。
首先，该项目的出资单位对该项目非常重视，派出总公司的负责人去当地了解项目情况，此时项目经理 A主动要求一同前往。在项目经理A的沟通计划中，此行的目的有三方面，第一，了解项目本身情况；第二，了解该项目在当地分公司的主要参与人员和负责人员；第三,了解当地建设招标管理部门的有关规定。附加作用是由于该项目投资并不大，主动请求出差也给用户留下了负责认真的印象。第一轮沟通执行过程中，通过项目介绍会议，项目经理A很好完成了前两个方面的任务。分公司的主要参与人员和负责人员在项目前期工作中也走访了当地的建设招标管理部门，他们介绍了项目本身及当地一些管理办法和有关情况，特别提出当地规定在招标文件中不能出现具体的建材型号。由于A忽视了在沟通过程中的过滤和障碍情况，而将这些全部当成有效信息，进而在另一轮沟通，即和当地建设招标主管部门的沟通中忽略了对该部分信息的核对，造成在招标文件的材料清单中重要建材无具体参考型号。
项目经理 A根据在当地购买招标标准文本和管理手册等相关文件开始制作招标文件，应该引起注意的是，由于现实情况的复杂性，口头和书面的沟通方式经常交叉进行，不要期望单一的沟通方式就能起达到最终的自的，购买此类文件也属于同该管理部门的书面沟通。
招标文件制作完成后，项目经理 A再次赴项目地点，经过审批，该项目开始正式发售文件。在此过程中，项目经理A通过和当地建设管理部门以及其他当地招标公司不断沟通，发现招标文件中可以通过“参考”字样写出建材型号。如果没有参考的建材型号，各个投标厂商一般都会报参考品牌中较低档的材料，以降低报价提高中标率，而这种建材装修出的效果很有可能达不到设计要求。项目经理A立刻做出了绩效报告，即项目状态及预测信息，并和分公司负责人沟通了该情况，然而此时再添加建材型号时间上已经来不及。此时项目经理A未将此重要信息汇报到项目总公司负责人，信息发布中的项目干系人和时间控制发生了遗漏。
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文章来源：中国项目管理资源网
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