2、确定会议的时间。会议时间对参会人能否准时到会是有很大影响的，要考虑参会人的情况来决定会议时间。
3、准备好会议资料。会议过程中可能会用到呈现的PPT、问题清单、解决方案等，这些资料都需要在会议前完成，并且实施顾问要逐一检查和确认。
4、做好会议前的相关沟通。针对可预见性的问题，一定要在会议前与相关人员进行充分的沟通，确保在会议上大多数人的意见是相同的。特别针对解决方案可能存在几种，实施顾问一方面清楚项目组各成员偏向哪一种方案，另一方面还需要在会前进行必要的沟通和引导，最后让解决方案得到大家的确认和支持。
5、安排会议场地与座次。安排座次比较有讲究，尤其是客户有高层参加会议。尽量安排实施方的项目经理与客户高层并排坐在一起，这样方便交流。提醒注意：会议期间，实施方的项目经理尽可能找一些机会与客户高层进行一些耳语。大家也可以想一想为何要这样做。
三、常见的开会套路
1、总结目前取得的成绩，重点突出对方项目经理以及项目核心成员在项目中投入的心血。接下来，概要性地阐述我们目前的阶段性目标。
2、目前项目推进的问题，以及分析存在的风险。通常将问题分四类：第一类是企业管理问题；第二类是业务规划类问题；第三是操作应用类问题；第四类是软件功能问题。建议大家的思维改变成不要轻易去谈软件功能问题，而应该去与客户探讨通过管理手段结合ERP系统来解决问题。软件功能问题是我们内部需要去解决的问题，在客户那里，始终坚持软件是对的，设计是有道理的，只是目前遇到的问题不在我们软件的应用场境范围之内。
3、应对的措施或解决方案。针对以上问题分别与客户一起分析和探讨对策与方案，这里关键就是引导，不要试图通过软件功能来解决客户所有问题。有时会有好几个方案供选择，每个方案都有优缺点。顾问就应该分析每个方案的优缺点，并引导性地让客户做出选择。
4、落实责任人和完成时间。每一个方案都需要资源，也需要有人来担当，而且都应该在规定的时间范围内完成。因此，就应该明确所有解决方案对应的责任人、完成时间，并且征求和说服相关部门经理、分管领导应该给予相关支持。通过会议的方式，很容易协调资源，因为谁也不愿意当所有人的面让别人认为他不支持项目。
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文章来源：中国项目管理资源网
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