及时发现业务上的新问题：在为期一周的工作中，你可能发现了一些和项目有关的新问题。在会上要尽早和团队成员分享这些新信息，以便大家在讨论项目计划进度时会考虑到这些问题。但不是任何问题都值得占用会上的时间，所以务必最大程度地精简信息。
检查项目计划进展：按照项目计划上的内容，让每个团队成员就其本周任务完成情况及接下来两周的计划做一简短汇报。通过对项目计划进展情况的检查，你需要了解各项任务是否在按计划进行，是否有不能按时完成的情况出现。此外，你还需要让团队成员交流与项目组成员或项目任务有关的问题。对会议的管理在这一环节尤为重要，因为总有人喜欢长篇大论，以致占用了不必要的时间。
关键条目：完成了对项目计划进展的检查后，立即总结关键条目。你可以借此机会强调一下核心成员的重要作用，因为他们将直接影响到关键条目的完成。同时，你也可以在此讨论一下可行的方案，从而给团队成员提供一定的指导。
提问和讨论时间：给团队成员留一些时间，使他们能够就讨论中未涉及的问题进行提问。这时，你又可以借机强调一下那些你在之前或会上发现的关键问题。
总结并列出行动条目：务必要做项目进展总结，并根据会议内容列出行动条目，从而更有效地推动项目前进。
结束会议：用鼓励的话语和积极的期望来结束会议。要时刻强调团队协作，鼓励团队成员互相帮助确保项目的成功完成。
会后通讯：每次会后，我都会及时地发布通讯，回顾一下进展会议上的重要问题，列出相关的具体行动条目。
关键问题值得注意转贴于：中国项目管理资源网
以下这些关键问题是你在组织项目进展会议时需要考虑的：
按时开始会议。
清楚项目存在的紧迫问题。
清楚当前的瓶颈并知道如何消除它们。
重视会上发现的问题及隐患。
利用进展会议增进成员责任感。
批评时以整个团队为对象。对个别团队成员的表扬可在会上提出。
会议长度不宜超过1小时。
重大问题可另外开会解决。
注意节约团队的时间。单独开会解决那些只与个别团队成员有关的问题。
记住，大家都在密切地关注着你作为项目经理是如何领导整个项目的，你的领导力将会影响到整个团队的工作状况及项目的成败。根据上述要点去准备，你一定能够建立一种很好的工作氛围，从而使整个项目取得成功。
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文章来源：CNET科技资讯网
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