5.1.5.沟通
如果把好点子留在肚子里，或是在最后一分钟才拿出来令大家吃惊并期望这个点子被接受和实施，即使这个点子再好也会无用武之地。人们不喜欢出乎意料（绝不是这一类的出乎意料）。解释正在进行的工作，最重要的是解释为什么做。让每个人都知道“项目办公室”是怎么回事，以及新开展的业务将对他们会有帮助。把这些都包装成一套完整的说辞并广泛宣传。反复宣传时要对组织的不同层面有所增减。采用多种方式去就项目目标和如何获得成功进行沟通：项目公告牌、项目状态回顾会、自带午餐的讨论会，电子邮件或者正式公报。就是要尽可能地多沟通。
5.2.实际案例：关注价值实现
一个理财服务公司决定在他们的IT部门实施项目管理方法体系。这个实施计划集中在“项目办公室”的三个关键领域：
1）配置一个标准的项目管理流程和方法体系；
2）开发与配置项目管理工具；
3）培训项目管理相关人员。
为了就开发和期望进行沟通，与项目经理和项目策划等两个主要的职能部门举行定期会议。开发并配置了一套标准的项目管理方法，并对项目团队进行了培训。发布的项目手册中列出了排在头十位的项目，以及项目的可交付物、里程碑和质量度量标准。这些头十位项目在实现项目目标的基础上，整个项目团队会因为提交的项目交付物而获得奖金。总监和副总裁日常列席项目回顾和跟踪会议，引导会议讨论项目管理计划各部分实现的价值。
实际改进：计划能够使所有的干系人充分理解对项目的期望。大多数列在头十位的项目都能够按时完成，而且能很好地满足质量管理目标。为将来的项目获得了更多的提高交付质量的经验。
经验教训：在“项目办公室”开展工作的初期，由于严重缺乏内部项目管理能力，获得指导和支持是很关键的。启动方法体系建设并且在需要的时候变更，这对于配置有效的方法体系和采用适宜的方法进行项目管理计划培训很重要。
5.3.实际案例：实行全局性管理的项目办公室与缩短产品上市周期
一个新产品开发组织希望缩短新产品的上市周期。为了实现这一目标，“项目办公室”决定修改项目管理活动。“项目办公室”实施了一套指导计划、项目计划与评估、项目跟踪与控制以及辅助的项目协调与沟通方法。“项目办公室”确保了项目惯例方法体系的建立和实施。组织启动计划并明确了关键里程碑的影响，举行定期会议去处理问题。“项目办公室”因为具备综合的资源计划能力和对项目进行优先级排序的能力，所以对资源需求有更好的计划性。这种专职的项目管理部门开展工作使项目团队能够专心于项目实施的细节，更好地提高技术以满足各种工期。最直接的结果就是将特定产品的上市周期缩短在两个月内，带来了上千万的收入增加。
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文章来源：中国项目管理资源网
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