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例子-1：
Objective： 团队春游准备会议
Agenda：
1. 讨论如何收集员工的意见；
√收集的方法讲解 [Action] Steve
2. 选出4条可供员工选择的路线；
√路线的讲解,包括预算与时间要求 [Action] Rick
3. 旅游期间值班的问题;
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这是一个简单的例子，从会议的agenda里面可以看出，会议的目的是什么；会议的主要流程，任务是什么；有谁要求在会议中做讲话，也就是action；
当然会议还有一个重要的元素，会议持续的时间与参与的人。这个例子里面并没有明确地写出来。但是如果你的公司是用Outlook来作为邮件服务器，那么在你发出这封邮件的时候，当然也把会议start time 与end time设置好与收件人设置好。参与的人谁是require的, 谁是optional的,这个在outlook里面也可以设置.
2. 假设我们按照前面的例子把会议前的agenda写得很清楚，参加会议的人员也准备充分，会议进行得很顺利。那么是否我们就可以说我们的会议很成功呢？我们还漏了一点，这点在北美这里尤其突出, 他们把会议结束后发minutes养成了习惯。作为会议的组织者，一般我们都要求在会议之后，对会议要有一个Minutes（总结），通过会议我们达成了那些共识,把那些问题解决了; 还有那些事情还没做好; 该怎么去做好. 在minutes里面如果有没有完成或者是根据新的需求提出的任务，这时候我们还需要给这些任务分配相应的人去把它完成, 这个也就是上面提到的Action。 这样每一个团队成员开完一个会议之后就对自己所要干的话更加了解，该做些什么，什么时候要完成等等.
3. 例会的过于自由气氛. 如果把国外开会时候的那种自由照搬过来中国用，我觉得并不实际。毕竟两个国家的文化差异太大，外国的公司很尊重个人, 大多数中国人接受的都是中国传统的教育, 我们是以集体为大, 所以我认为大多数的中国人都不能接受如此自由的开会方式。但是我们又必须提倡自由发言，让会议之中充满轻松，自由的气氛。但是要做到既轻松而又不散漫，这个我觉得比较难做到，希望大家能在这方面上给我多点意见。
这是我的一点点体会，希望大家能够从中受益！
Rick 北美
29th Nov. 2005
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文章来源：中国项目管理资源网
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