1.3设立和宣传项目管理办公室
制定设立和宣传项目管理办公室的短期 目标和长期目标，确定在启动阶段将“评估现状、制定计划、设立和宣传项目管理办公室、确定合适的此阶段的工作流程”作为此阶段的关键工作，通过电子邮件、 状况公告等形式和举行各种会议向企业高层、各级部门和人员广泛宣传和沟通设立项目办公室的目的、工作任务和如何获得成功，使项目办公室能够立刻开展工作， 以取得短期效果。
在人员的选择和配备上，由于企业的项目经理都是出身于技术人员，缺乏项目管理专业知识，因此我们引进了具有一定经验的项 目管理专业人士，同时在企业内部选择具有项目经验的人员。在内部选择时，我们重点关注候选人员的项目经验、沟通能力、分析和解决问题的能力、学习能力。实 践证明在进行企业现状评估时，他们的这些特质发挥了重大作用。我们安排项目管理专业人士直接对这类人员进行培训，培训内容包括了项目管理基础知识、工具和 方法使用技巧、沟通技巧、此阶段工作流程等方面，在工作中两类人员不断的沟通和磨合，相互传递信息和知识，从而快速的建立了一支高效的团队。
1.4 确定合适的此阶段的工作流程
在企业现状调查和评估中涉及的关键部门和人员很多，有大量的信息需要收集和整理，需要举行多次定期和非定期的会议。为此，我们制定了信息收集、处理和发布流程，在流程中规定了如何进行文档的配置管理，，包括统一的文档书写格式、统一的文档目录、文档的存放和读写权限等，使文档的书写、保存和检索非常清晰和 方便；同时在流程中规定了如何举行高效的会议，设立了两个基本点：会前的准备和会后的跟踪，这两点是最容易被忽视的，但它们却是保证会议成败的关键。流程 规定：会前的准备须将会议目的、议程和时间安排、预先准备和阅读的资料等信息提前发给参会人员并得到反馈，会议进行中须按照会议的议程和规范进行会议并做 好记录，会后的跟踪包括写、发会议备忘录，制定跟踪计划，安排下次汇报人选等工作。
在“启动”阶段结束时，我们的短期、长期计划和目标及其它成果，获得了企业高层主管和关键干系人的认可和支持，为企业级项目管理顺利进入“逐步推进”阶段打下了坚实的基础。
2、第二阶段：“逐步推进”阶段
2.1 帮助项目成功
为了能够获得实际的成果同时避免面面俱到，我们将项目按照进度延期、预算超支、项目组织涣散等条件进行了排序，这些项目或多或少都由于不充分的计划、不 明确的目标、资源冲突、沟通不良、人员士气涣散、范围蔓延、项目经理项目管理能力缺乏等原因而造成项目失控。项目办公室选择了五个优先级最高的失控项目来 帮助它们成功，评估这些项目，提供解决方案，并为实施这些方案提供计划、咨询、指导和专业人员的实际支持，帮助进行项目总结。帮助失控的项目成功的目的和 意义在于总结经验教训、防止犯同样的错误、评估项目团队、为绩效考核积累数据、对企业项目管理体系建设和项目文化起到了不可或缺的作用。虽然帮助失控的项 目成功并不容易，但项目最终都在计划内完成并达到了质量目标，我们在失控项目上的务实精神和取得的实际效果，得到了普遍认可。
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文章来源：中国项目管理资源网
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