多项目管理的困惑
2008-11-8 14:33:09 作者：朱海陵 |
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随着组织的发展，项目越来越多，由单一项目管理向多项目管理发展已经是项目型组织走向规模化发展的必经之路。然而，在我所接触到的大多数项目型组织，并不能完全适应这种变化，受困于多项目管理之中。为什么大多数项目型组织会产生这种管理困惑?从表观看，这主要是多项目管理相对单个项目管理要复杂得多，它需要组织在多个项目之间协调和分配现有资源，以获取最佳的项目实施组合。
但要想搞清楚产生这种管理困惑的真正原因，我们必须先分析当由单一项目管理转向多项目管理时，到底出现了哪些变化?
首先是组织架构发生了变化。在单一项目管理时，组织并没有为项目而成立项目管理机构，组织的最高管理者即是项目经理，组织的所有职能部门都围绕着这一个项目转，管理路径相对较短，只是一级管理。但当多项目管理时，组织可能需为项目成立单独的项目管理机构，任命项目经理，组织的职能部门也需要围着众多项目而转，管理路径相对延长，可能是两级管理，也可能是三级管理。这时权责明晰显得尤为重要，也就是项目经理、项目管理机构到底有哪些权责、需要做哪些工作，而组织的职能部门有哪些权责、需要做哪些工作。
事实上，大多数项目型组织在由单一项目管理转向多项目管理时，仍然沿袭当初单一项目管理时的模式，项目管理机构成了夹心饼干，事事需要呈报组织的职能部门办理，而组织的职能部门又面对的是多项目，在人员不增加的前提下，自然效率低下，非但出现进度拖延，甚至还出现工作遗漏或工作错误。
其次是资源配置发生了变化。在单一项目管理时，组织的所有资源都投入到该项目中去，不存在资源配置优化问题。但当组织在多个项目并发的情况下，就会涉及到不同项目之间在资金、设备、人力等资源的共享与竞争，多项目间的资源分配问题已成为项目型组织面临和必须解决的核心问题，其解决的好坏关系着各项目的成败。可以这样说资源管理就是多项目管理的根本。
再者是信息沟通发生了变化。在单一项目管理时，组织的内部沟通就是组织的职能部门内部及部门间的沟通，外部沟通就是组织的职能部门与外部单位的沟通。但当多项目管理时，组织的内部沟通不再是组织的职能部门内部及部门间的沟通，还包括项目管理机构的内部及项目管理机构与组织的职能部门的沟通、项目管理机构间的沟通;组织的外部沟通也不再是组织的职能部门与外部单位的沟通，还包括项目管理机构与外部单位的沟通。信息沟通此时出现复杂化，在这种情况下，如何规范信息沟通就显得尤为重要。
当然还有其他的变化，但是我个人认为，以上三点变化对分析多项目管理困惑尤为关键。
让我们首先来分析一下组织架构带来的变化。
当项目型组织由单一项目管理转为多项目管理时，往往会为各个项目任命一名项目经理，接下来项目经理就要与有关职能部门经理协商，抽调人员组成项目部，有些人员会进入项目部为项目专职工作，还有些人仍然会留在职能部门同时为几个项目工作，无论是在项目部专职工作的人员还是留在职能部门为项目兼职工作的人员，在技术上都归职能部门统一领导，项目型组织结构形式由职能式转为矩阵式。
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文章来源：中国项目管理资源网
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